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Professionelle Bücher. Auch für Einsteiger.

Inhaltsverzeichnis
Geleitwort zu diesem Buch
Inhalt des Buchs
1 Warum eine neue Server-Version?
2 Editionen und Lizenzen
3 Hardware und Dimensionierung
4 Protokolle
5 Was überhaupt ist .NET?
6 Installation
7 Core-Installationsoption
8 Active Directory-Domänendienste
9 Netzwerkdienste im AD-Umfeld
10 Active Directory Lightweight Directory Services (AD LDS)
11 Active Directory-Verbunddienste (Federation Services)
12 Active Directory-Zertifikatdienste
13 Active Directory-Rechteverwaltungsdienste (AD RMS)
14 »Innere Sicherheit«
15 Dateisystem und Dateidienste
16 Drucken
17 Webserver (IIS)
18 SharePoint (Windows SharePoint Services, WSS)
19 Remotedesktopdienste (Terminaldienste)
20 Hochverfügbarkeit
21 Datensicherung
22 Servervirtualisierung mit Hyper-V
23 Windows PowerShell
24 Windows 7 und Windows Server 2008 R2
Stichwort

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Windows Server 2008 R2 von Ulrich B. Boddenberg
Das umfassende Handbuch
Buch: Windows Server 2008 R2

Windows Server 2008 R2
geb., 1.410 S., 59,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 978-3-8362-1528-2
Pfeil 18 SharePoint (Windows SharePoint Services, WSS)
Pfeil 18.1 Warum SharePoint?
Pfeil 18.1.1 Unternehmenswissen
Pfeil 18.1.2 Intranet, Extranet und Internet
Pfeil 18.1.3 Content Manager und andere Rollen
Pfeil 18.1.4 Wie viele Mausklicks? Oder: Über die Benutzereffizienz
Pfeil 18.2 Welche SharePoint-Edition?
Pfeil 18.3 Das initiale Projekt
Pfeil 18.4 Hinweise zur Lizenzierung
Pfeil 18.5 Installation
Pfeil 18.6 Ein erster Blick
Pfeil 18.6.1 Zentraladministration
Pfeil 18.6.2 SharePoint Website
Pfeil 18.6.3 Konfigurationsmöglichkeiten auf der Website
Pfeil 18.6.4 Dateistruktur
Pfeil 18.7 Webanwendung, Websitesammlung, Website
Pfeil 18.7.1 Vorhandene Webanwendung administrieren
Pfeil 18.7.2 Vorhandene Websitesammlung administrieren
Pfeil 18.7.3 Neue Webanwendung und Websitesammung erstellen
Pfeil 18.8 Listen und Dokumentbibliotheken
Pfeil 18.8.1 Listen anlegen
Pfeil 18.8.2 Listen konfigurieren
Pfeil 18.8.3 Listenwebparts
Pfeil 18.8.4 Der Papierkorb
Pfeil 18.8.5 Dokumentbibliotheken
Pfeil 18.8.6 Eingehende E-Mail
Pfeil 18.9 Benutzerverwaltung in SharePoint
Pfeil 18.9.1 SharePoint-Gruppen
Pfeil 18.9.2 AD-Benutzer und Gruppen ohne SharePoint-Gruppen verwenden
Pfeil 18.9.3 AD-Gruppen vs. SharePoint-Gruppen
Pfeil 18.9.4 Berechtigungsstufen
Pfeil 18.9.5 Vererbung
Pfeil 18.10 Webparts
Pfeil 18.10.1 Webparts hinzufügen
Pfeil 18.10.2 Webparts mit dem SharePoint Designer platzieren
Pfeil 18.10.3 Webparts konfigurieren
Pfeil 18.10.4 Der Webpartkatalog
Pfeil 18.10.5 Webparts mit Verbindungen
Pfeil 18.11 Workflows
Pfeil 18.11.1 SharePoint Designer-Workflows vs. Visual Studio-Workflows
Pfeil 18.11.2 SharePoint-Workflows aus 10.000 m Höhe
Pfeil 18.11.3 Standard-Workflows (Drei-Status-Workflow)
Pfeil 18.11.4 SharePoint Designer-Workflows
Pfeil 18.11.5 Visual Studio-Workflows
Pfeil 18.12 Vorlagen
Pfeil 18.13 Abschlussbemerkung


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18.8 Listen und Dokumentbibliotheken Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Informationen werden in Listen gespeichert. Hiermit ist eigentlich (fast) alles über das Speichern von Informationen in SharePoint gesagt. Eine Dokumentbibliothek ist letztendlich »nur« ein Spezialfall einer Liste – nämlich einer, bei dem jedes Element genau einen Dateianhang hat. Aus diesem Grund befasst sich dieser Abschnitt zunächst recht allgemein mit Listen. Zum Schluss betrachten wir kurz den »Spezialfall« Dokumentbibliothek.

Im Grunde genommen ist die Überschrift dieses Abschnitts nicht ganz korrekt, denn es gibt neben der Dokumentbibliothek noch einige andere Bibliothekstypen, wie eine Bildbibliothek, eine Formularbibliothek, eine Übersetzungsverwaltungsbibliothek und einiges andere mehr. Wer in SharePoint von einer »Bibliothek« spricht, denkt im Normalfall aber an die »normale« Dokumentbibliothek, weshalb die Überschrift vielleicht fachlich nicht ganz perfekt ist, aber zumindest den sprachlichen Gepflogenheiten entspricht. Übrigens ist die Benennung in den deutschen SharePoint-Versionen auch nicht ganz konsequent – wenn Sie aufmerksam die Dialoge ansehen, werden Sie feststellen, dass die Übersetzer teilweise die Begriffe »Bibliothek« und »Dokumentbibliothek« vermischt haben. Da jeder weiß, was gemeint ist, ist das ja auch alles kein Problem!

Wenn Sie ein Unternehmen analysieren, wird Ihnen auffallen, dass ein wesentlicher Teil des Unternehmenswissens in Listen liegt – im Grunde genommen lassen sich so gut wie alle Informationen in Listenform bringen: Terminlisten, Aufgabenlisten, Kontaktlisten, Offene-Posten-Listen etc. Das Problem ist nun, dass diese Listen in der Praxis in vielen Fällen nicht in den Tabellen einer Datenbank zu finden sind, sondern in Tausenden (vermutlich eher Hunderttausenden oder Millionen) von Excel-Dateien. Weil es in Office nie eine dedizierte Endanwender-Listensoftware gab (und Access für diesen Zweck eigentlich zu kompliziert ist), verwenden die Benutzer für diese Aufgaben Excel. Excel ist als Listenwerkzeug eigentlich total ungeeignet, denn es kann nicht einmal Listenelemente gruppiert anzeigen, und es stellt schon gar keine Bearbeitungsmöglichkeiten auf Datensatzebene zur Verfügung – es muss immer die komplette Tabelle geöffnet werden.

SharePoint springt nun sozusagen in diese Lücke und bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Erstellung von Listen aller Art.

Bevor es richtig losgeht, noch eine Anmerkung: Die Konfiguration von Listen und Dokumentbibliotheken sollte für einen Administrator keine wirkliche Herausforderung sein. Betrachtet man jede einzelne Option, wird ein Kapitel über Listen leicht 400 Seiten lang. Ich denke, dass dies nicht unbedingt in Ihrem Interesse als Leser ist; schließlich handelt es sich bei diesem Buch um ein Fachbuch, dessen Seiten nicht mit Offensichtlichem gefüllt sein sollten. Ich würde Ihnen also empfehlen, dieses Kapitel für einen ersten Überblick zu lesen und dann schlicht und ergreifend mit den Optionen von Liste, Dokumentbibliothek & Co. zu experimentieren, um ein Gefühl für die Möglichkeiten zu bekommen.


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18.8.1 Listen anlegen Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Eine SharePoint-Website verfügt standardmäßig über eine Schnellstartleiste am linken Rand, in der auf die wichtigsten Listen und Dokumentbibliotheken verwiesen wird (Abbildung 18.42) – eine Ausnahme ist übrigens das Veröffentlichungsportal des SharePoint Servers (gibt es also nicht im WSS), in dem ein anderes Layout verwendet wird.

Abbildung 18.42 Links zu den wichtigsten Listen bzw. Dokumentbibliotheken können in der Schnellstartleiste angezeigt werden; dort finden Sie auch den Link »Alle Webisteinhalte einblenden«.

Welche Listen bzw. Dokumentbibliotheken in der Schnellstartleiste angezeigt werden, können Sie natürlich selbst festlegen. Um alle vorhandenen Listen anzuzeigen, wählen Sie den Link Alle Websiteinhalte einblenden. Von dieser Dialogseite aus können auch neue Listen bzw. Dokumentbibliotheken erstellt werden.

In Abbildung 18.43 sehen Sie die Dialogseite Gesamter Websiteinhalt, von der aus auch die Listen bzw. Dokumentbibliotheken zu erreichen sind, auf die nicht in der Schnellstartleiste verwiesen wird. Des Weiteren findet sich hier eine Schaltfläche zum Erstellen von weiteren Listen bzw. Dokumentbibliotheken. Dass diese Dialogseite wichtig ist, müssen Sie insbesondere den erfahrenen Benutzern eintrichtern, die auch als »Wissensmultiplikator« in den Abteilungen dienen.

Abbildung 18.43 Zugriff auch auf die Listen bzw. Dokumentbibliotheken, auf die nicht in der Schnellstartleiste verwiesen wird, erhalten Sie über diese Dialogseite.

In SharePoint gibt es häufig mehrere Wege, die zum Ziel führen. Das Erstellen einer neuen Liste bzw. Dokumentbibliothek kann, wie in Abbildung 18.44 gezeigt, auch über die Websiteaktionen aufgerufen werden.

Abbildung 18.44 Sie können das Erstellen einer neuen Liste bzw. Dokumentbibliothek auch aus den Websiteaktionen aufrufen.

In Abbildung 18.45 sehen Sie, dass bereits eine sehr stattliche Anzahl von Vorlagen für Listen und Bibliotheken existiert. Gewissermaßen einen Sonderfall stellt die Vorlage Benutzerdefinierte Liste dar, weil diese in der Tat nur eine leere Liste erzeugt, die Sie selbst mit Form und Struktur ausstatten müssen.

Abbildung 18.45 Diverse Vorlagen stehen für das Anlegen einer neuen Liste bzw. Dokumentbibliothek zur Verfügung.

Ich habe mich bewusst dagegen entschieden, jede einzelne Vorlage detailliert vorzustellen und zu besprechen. Die Namen und Beschreibungen (fahren Sie mit der Maus über den jeweiligen Eintrag, um die Beschreibung zu sehen) dokumentieren recht verständlich den vorgesehenen Verwendungszweck. Wie die Liste funktioniert, können Sie auch ganz problemlos ohne Hilfe eines Buchs herausfinden …


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18.8.2 Listen konfigurieren Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Die Listen sind recht umfangreich konfigurierbar. Die grundlegenden Konfigurationsmöglichkeiten sind für alle Listen und Bibliotheken identisch; und je nach Vorlage, auf der die Liste basiert, gibt es einige »Sondermöglichkeiten«. Ich möchte mich an dieser Stelle allerdings auf die »schnörkelloseste« Listenvorlage konzentrieren, nämlich die Benutzerdefinierte Liste. Sie sollten daraus, dass ich hier schwerpunktmäßig die benutzerdefinierte Liste bespreche, nicht schließen, dass Sie immer diese Vorlage verwenden sollten. Wenn Sie beispielsweise eine Terminliste benötigen, sollten Sie die bestehende Vorlage verwenden und diese in Hinblick auf Ihre Anforderungen anpassen. Erstens geht das schneller, und zweitens verfügt eine auf dieser Vorlage basierende Liste über zusätzliche Ansichten. Ebendies gilt für etliche andere Vorlagen in gleicher Weise.

Die Beispielliste soll verwendet werden, um die im Fuhrpark eines Unternehmens enthaltenen Fahrzeuge zu erfassen. Um Missverständnissen vorzubeugen: Dieses Beispiel soll keine komplette Fuhrparkverwaltung abbilden, die man durchaus basteln könnte, sondern es soll wirklich nur eine einfache Liste sein.

Das Anlegen der Liste ist schnell erledigt. Sie wählen die Vorlage Benutzerdefinierte Liste aus (siehe Abbildung 18.45), woraufhin die »üblichen Basisdaten« erfragt werden (Abbildung 18.46).

Abbildung 18.46 Eingabe der Basisdaten beim Einrichten einer neuen Liste

Wenige Augenblicke später ist die Liste angelegt, und Sie könnten prinzipiell damit beginnen, Elemente einzutragen. Eine benutzerdefinierte Liste ist aber noch nicht wirklich sinnvoll verwendbar; es sind zunächst einige Konfigurationsarbeiten zu leisten. In die Dialoge zur Konfiguration der Liste gelangen Sie über den Menüpunkt EinstellungenEinstellungen für Liste (Abbildung 18.47).

Abbildung 18.47 Die Konfiguration der Liste wird über diesen Menüpunkt aufgerufen.

Der Konfigurationsdialog für eine Liste ist, wie Sie in Abbildung 18.48 sehen können, einigermaßen umfangreich. Die Dialogseite lässt sich in drei Abschnitte unterteilen:

  • Der erste Abschnitt beinhaltet neben diversen Allgemeinen Einstellungen beispielsweise die Konfiguration der Berechtigungen, das Festlegen einer Informationsverwaltungsrichtlinie und einiges mehr.
  • Der vielleicht wichtigste Bereich bei einer Liste ist die Konfiguration der Spalten. Bei der benutzerdefinierten Liste sind kaum vorgegebene Spalten vorhanden, aber bei der Verwendung anderer Listenvorlagen werden Sie teilweise ein gutes Dutzend Standardspalten entdecken.
  • Um die in der Liste enthaltenen Informationen optimal zu präsentieren, können Ansichten definiert werden. Bei einer benutzerdefinierten Liste ist nur eine Ansicht namens Alle Elemente vorhanden; bei anderen Listenvorlagen sind zum Teil mehrere »Spezialansichten« (beispielsweise eine Kalenderdarstellung) verfügbar.

Grundkonfiguration

In diesem Abschnitt fasse ich alle Konfigurationseinstellungen zusammen, die sich nicht auf die Spalten oder Ansichten beziehen.

Abbildung 18.48 Die Dialogseite zur Konfiguration einer Liste

Inhaltsgenehmigung und Versionierung

Eine wichtige Frage im Zusammenhang mit Informationen aller Art – seien es »klassische« Listenelemente oder Dokumente – lautet, ob vor der Veröffentlichung eine Genehmigung erforderlich ist. Das Wort »Veröffentlichung« bedeutet in diesem Zusammenhang »bevor alle Benutzer ein neues oder geändertes Element sehen können«. Wenn Sie in einer Liste neue oder geänderte Inhalte zuvor durch einen Verantwortlichen genehmigen lassen möchten, aktivieren Sie die Option Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich. Diese Einstellung finden Sie auf der Dialogseite Versionierungseinstellungen (Abbildung 18.49).

Abbildung 18.49 Die Einstellmöglichkeiten für Inhaltsgenehmigung und Versionierung

Ebenfalls auf dieser Dialogseite befinden sich die Einstellungen für den Versionsverlauf. Standardmäßig wird beim Ändern eines Elements die bisherige Information überschrieben. In etlichen Szenarien ist dieses Verhalten nicht gewünscht, sondern es soll ein Zugriff auf alte Versionen möglich sein. Dieses Feature hört sich zunächst zwar eher nach einer Option für Dokumentbibliotheken an, es funktioniert aber auch mit »normalen« Listen.

Sie können die Versionierung für eine Liste mit einem Mausklick aktivieren; auf der Dialogseite muss lediglich die Option Jedes Mal eine neue Version erstellen... angeschaltet werden (Abbildung 18.49). Standardmäßig werden nun sämtliche jemals erstellten Versionen aufgehoben, was zu einem nicht ganz unerheblichen Speicherbedarf führen kann. Aus diesem Grund können Sie die Anzahl der aufzuhebenden Versionen begrenzen. Wenn Inhaltsgenehmigung aktiviert ist, steht eine zusätzliche Einstellmöglichkeit für die Anzahl der aufzuhebenden genehmigten Versionen zur Verfügung.

Wenn die Inhaltsgenehmigung für eine Liste aktiviert ist, wird ein neues oder geändertes Element zunächst im Status Ausstehend geführt. Je nach Einstellung der Entwurfselementsicherheit (siehe Abbildung 18.49) wird das nichtgenehmigte Element nicht für alle Benutzer sichtbar sein, sondern beispielsweise nur für diejenigen, die Elemente genehmigen dürfen.

Die Elemente verfügen im Kontextmenü über einen Menüpunkt Genehmigen/ablehnen (Abbildung 18.50), der zu der Dialogseite aus Abbildung 18.51 führt.

Abbildung 18.50 Im Kontextmenü des Elements befindet sich ein Menüpunkt zum Genehmigen oder Ablehnen eines Elements.

Abbildung 18.51 Auf dieser Dialogseite wird ein Element genehmigt (oder abgelehnt).

Neben diesem recht einfachen »Mechanismus« für die Genehmigung von Elementen gibt es die Möglichkeit, die Genehmigung im Rahmen von Workflows durchzuführen. Es sind dann komplexere Szenarien möglich, in denen ein Element von mehreren Personen parallel oder sequenziell geprüft werden muss, bis es schließlich den Status genehmigt erreicht – oder eben auch nicht.

Damit die Benutzer die Übersicht nicht verlieren, kann eine Ansicht gewählt werden, die die Elemente nach Genehmigungsstatus gruppiert (Abbildung 18.52).

Abbildung 18.52 Um leicht nichtgenehmigte Elemente zu finden, können Sie eine Ansicht wählen, die die Elemente nach dem Genehmigungsstatus gruppiert.

Wenn das SharePoint-System bei Änderungen von bestehenden Elementen jeweils die vorhergehende Version speichert, sollen die Anwender natürlich auch auf die älteren Versionen zugreifen können. Im Kontextmenü eines Elements findet sich dazu der Menüpunkt Versionsverlauf (siehe Abbildung 18.50). Auf der Versionsverlauf-Dialogseite können Sie die alten Versionen einsehen und wiederherstellen. Bei einer Liste, bei der auch die Inhaltsgenehmigung aktiv ist, ist es möglich, dass die neueste Version nicht diejenige ist, die einem normalen Benutzer angezeigt wird. Das ist dann der Fall, wenn die neuere Version noch nicht genehmigt ist. Abbildung 18.53 zeigt ein entsprechendes Szenario.

Abbildung 18.53 Der Versionsverlauf eines Elements. In Listen, in denen die Inhaltsgenehmigung aktiv ist, muss das neueste Element nicht die »momentan zulässige Version« darstellen.

Erweiterte Einstellungen

Die Dialogseite Erweiterte Einstellungen, die Sie über den gleichnamigen Menüpunkt erreichen, gibt es einige wesentliche Einstellungen, deren Bedeutung ich kurz erläutern möchte (Abbildung 18.54):

  • Inhaltstypen: Mit Inhaltstypen lassen sich Informationen über alle Listen und Dokumentbibliotheken hinweg »markieren«. Zusätzlich können auf speziellen Inhaltstypen basierende Listenelemente ein komplett anderes Schema (d. h. vorhandene Spalten) nutzen, als für diese Liste eigentlich üblich wäre. Damit Inhaltstypen in einer Liste verwendet werden können, müssen sie explizit zugelassen werden.
  • Nicht nur die Elemente einer Dokumentbibliothek verfügen über einen Dateianhang. Jede »normale Liste« kann beliebige und beliebig viele Dateianhänge enthalten – vorausgesetzt, Sie lassen dies in den Einstellungen der Dokumentbibliothek zu. Falls der Dateianhang allerdings in diesem Listenelement nicht nur eine Information von vielen, sondern sozusagen die eigentliche Information ist, sollten Sie eine Dokumentbibliothek nutzen und nicht eine generische Liste. Eine Dokumentbibliothek verfügt über einige zusätzliche Funktionen, die beispielsweise eine benutzerdefinierte Liste einfach nicht hat.

Die sonstigen Einstellungen der Dialogseite sind meines Erachtens selbsterklärend.

Abbildung 18.54 Die Dialogseite »Erweiterte Einstellungen«

Spalten anpassen

Eine Liste zeichnet sich in erster Linie durch ihre Spalten aus – so gesehen kommen wir nun zum wichtigsten Punkt: der Spaltenkonfiguration.

In Abbildung 18.55 sehen Sie den entsprechenden Abschnitt der Konfigurationsdialogseite der Liste. Die Spaltenkonfiguration ist nicht schwierig vorzunehmen; wenn Sie wissen, welche Spalten Sie für eine Liste benötigen, können Sie diese eintragen – und fertig! Einige Kleinigkeiten, die ich in diesem Abschnitt ansprechen werde, sind dann aber doch zu beachten.

Abbildung 18.55 Der Abschnitt zur Konfiguration der Spalten

Die Titel-Spalte

Wenn Sie die standardmäßig auf einer Website vorhandenen Listen anschauen, werden Sie feststellen, dass jede Liste über eine Spalte namens Titel verfügt. Auch in einer Liste, die auf der Vorlage für benutzerdefinierte Listen basiert, ist eine Titel-Spalte vorhanden. Diese Spalte hat zwei besondere Eigenschaften:

  • Sie lässt sich nicht löschen.
  • Kontextmenüs hängen immer an dieser Spalte.

Im Klartext kommen Sie um die Titel-Spalte nicht herum. Sie ist in jeder Liste wichtig, allein schon wegen des Kontextmenüs. Niemand zwingt Sie aber, dass in Ihrer Liste tatsächlich eine Spalte namens Titel vorhanden sein muss, denn die Spalte lässt sich problemlos umbenennen.

Wenn Sie in dem zuvor gezeigten Abschnitt der Dialogseite (Abbildung 18.55) auf den Namen der Spalte, also Titel, klicken, öffnet sich der Dialog aus Abbildung 18.56. Hier ändern Sie den Namen und bestätigen mit OK.

In dem Beispielszenario »Fahrzeugliste« passt die Bezeichnung »Titel« nicht besonders optimal; demzufolge habe ich »Kennzeichen« daraus gemacht.

Abbildung 18.56 Die Titel-Spalte kann zwar nicht gelöscht werden, allerdings können Sie den Namen ändern.

Neue Spalten hinzufügen

Beim Hinzufügen von Spalten können Sie zwischen zwei Menüpunkten auswählen:

  • Spalte erstellen: Mit dieser Funktion wird die Spalte sozusagen »individuell« für diese Liste erstellt.
  • Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen: Im Bereich Galerie der Websiteeinstellungen jeder Website findet sich der Menüpunkt Websitespalten. Eine dort angelegte Spalte kann in jeder Liste verwendet werden. Wenn Sie in mehreren Listen immer dieselben Spalten benötigen, ist es sicherlich von Vorteil, diese zentral zu definieren.

Der Dialog für das Anlegen einer Websitespalte entspricht weitgehend dem für das Anlegen einer »normalen« listenbezogenen Spalte. In diesem Beispiel verwenden wir keine Websitespalten.

Zunächst muss für eine neue Spalte ein Informationstyp festgelegt werden. Neben den einfachen Typen (wie beispielsweise Textzeile, Zahl oder Währung) sind auch solche vorhanden, die zur Auswahl zwischen vorgegebenen Werten oder zur Selektion eines Benutzers gedacht sind. Auch Informationen aus anderen Listen (Nachschlagen) oder auf Berechnung basierende Spalten lassen sich anlegen. Falls Sie SharePoint Server in der Enterprise Edition einsetzen, können Sie auch Daten aus dem Business Data Catalog in Spalten verwenden (Geschäftsdaten). In Abbildung 18.57 sind die möglichen Informationstypen zu sehen – es sollte für jeden Bedarf etwas dabei sein.

Abbildung 18.57 Die in einer Spalte verwendbaren Informationstypen

Wenn Sie einen Informationstyp ausgewählt haben, wird der untere Teil der Dialogseite angepasst werden, so dass Sie die für den jeweiligen Informationstyp relevanten Informationen eingeben können. Es ist nun müßig, mehrere Seiten mit den Zusätzlichen Spalteneinstellungen der einzelnen Informationstypen zu füllen. Ich möchte Sie auf zwei interessante Varianten hinweisen (Abbildung 18.58 und Abbildung 18.59):

  • Häufig werden die Benutzer einen Wert aus einer eingeschränkten Menge von Möglichkeiten auswählen müssen. Nehmen Sie das Beispiel des Fahrzeugherstellers: Auch wenn in Ihrer Firma nur Fahrzeuge von vier Herstellern gekauft werden, werden sie aller Voraussicht nach mit dem Problem kämpfen, dass die Daten nicht vernünftig gruppiert werden können, da zu viele Schreibfehler oder Unterschiede in den Bezeichnungen vorhanden sind. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Benutzer teilweise nicht einmal ihren eigenen Namen schreiben können (!). Wie soll es dann mit der Automarke klappen? VW könnte auch als »Volkswagen« oder »Volks-Wagen« oder »V-W« bezeichnet werden. Ob ein vergleichsweise kompliziertes Wort wie »Mercedes« immer richtig geschrieben wird, möchte ich auch bezweifeln.
    • Mit dem Informationstyp Auswahl können Sie die möglichen Werte festlegen – und dann gibt es keine Probleme mehr. Achten Sie darauf, dass die Ausfülloptionen auf Nein stehen – denn sonst gibt es wieder die Möglichkeit der fantasievollen Freitexteingabe.
    • Falls eine andere Liste der Website bereits eine Liste mit möglichen Werten enthält, können Sie auch den Informationstyp Nachschlagen wählen (Abbildung 18.58).
  • Ebenfalls recht häufig werden in Listen die Namen von Personen benötigt – in diesem Beispiel der Fahrer des Fahrzeugs. Schon allein wegen der Schreibweise von Familiennamen (wer kann fehlerfrei »Jakubczyk« schreiben? Weiteres schönes Beispiel: Meyer, Meier, Mayer, Maier) ist hier im Normalfall nicht mit durchgängig richtigen Eingaben zu rechnen. Wenn die Listendaten automatisch weiterverarbeitet werden sollen, ist das ein riesiges Problem. Der Informationstyp Person oder Gruppe hilft bei Personen, die zu Ihrer Organisation gehören (Abbildung 18.59).

Abbildung 18.58 Die zusätzlichen Spalteneinstellungen des Informationstyps »Auswahl«

Abbildung 18.59 Für Personen aus der eigenen Organisation eignet sich der Informationstyp »Person oder Gruppe«.

Reihenfolge und Indizierung

Wenn Sie die benötigten Spalten angelegt haben, können Sie die Feldreihenfolge anpassen. Das erledigen Sie auf der Dialogseite aus Abbildung 18.60, die wohl nicht weiter erläutert werden muss.

Die Reihenfolge der Felder ist im Grunde genommen aber nicht sonderlich relevant, weil Sie diese mittels Ansichten anpassen können, was ich Ihnen im nächsten Abschnitt zeigen werde.

Abbildung 18.60 Ändern der Feldreihenfolge

In Listen mit sehr (!) vielen Elementen lohnt es sich, bestimmte Spalten zu indizieren. Spalten, die sich zum Indizieren anbieten, sind beispielsweise diejenigen, die als Gruppier- oder Sortierkriterium verwendet werden. Es macht überhaupt keinen Sinn, Spalten zu indizieren, die nicht für diese Zwecke verwendet werden.

Um die indizierten Spalten festzulegen, wählen Sie den gleichnamigen Menüpunkt im Abschnitt mit den Spalteneinstellungen der Liste (Abbildung 18.61).

Abbildung 18.61 Auf dieser Dialogseite wird festgelegt, welche Spalten indiziert werden sollen.

Ansichten

Welche Spalten angezeigt werden, wie diese sortiert, gruppiert und gefiltert werden, wird mit Ansichten gesteuert. In Abbildung 18.62 sehen Sie eine »normale« Listendarstellung. Bei den wenigen Listenelementen in der Abbildung ist die Darstellung ausreichend, bei fünfzig, hundert oder noch mehr Elementen genügt das natürlich nicht.

Je nachdem, auf welcher Vorlage Ihre Liste basiert, sind eventuell zusätzliche Ansichten vorhanden. Zwischen Ansichten umschalten können Sie mithilfe der Combobox, die am rechten Rand über den Listeninhalten angeordnet ist.

Abbildung 18.62 Eine »normale« Ansicht einer Liste

Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Sie können die vorhandenen Ansichten gemäß Ihren Anforderungen modifizieren, oder Sie erstellen zusätzliche Ansichten. Die Konfiguration der Ansichten einer Liste finden Sie im Abschnitt Ansichten der Listenkonfiguration (Abbildung 18.63). Um eine vorhandene Ansicht anzupassen, klicken Sie auf deren Namen. Um eine neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.

Beachten Sie, dass es eine Standardansicht gibt. Diese ist mit einem Häkchen markiert. Die Standardansicht wird verwendet, wenn der Benutzer auf die Liste zugreift, ohne eine spezielle Ansicht anzugeben.

Abbildung 18.63 Der Startpunkt zur Konfiguration von Ansichten ist dieser Abschnitt in den Einstellungen der Liste.

Angezeigte Spalten anpassen

Sie können festlegen, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Auf der Konfigurationsseite einer Ansicht können Sie mit Checkboxen die Spalten selektieren, die angezeigt werden sollen. Mit den Comboboxen Position von links können Sie die Reihenfolge festlegen (Abbildung 18.64).

Abbildung 18.64 Hier legen Sie fest, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden.

Zwei Hinweise:

  • Falls die Elemente Anlagen (Dateianhänge) haben, sollten Sie die Spalte Anlagen an erster Position eingeblendet lassen. Hier wird gegebenenfalls ein kleines Büroklammer-Symbol angezeigt.
  • Ein Spaltenname ist mit dem Zusatz Hyperlink zu Element mit Menü ‚Bearbeiten‘ versehen. Dieser Zusatz sorgt dafür, dass das Kontextmenü des Elements angezeigt wird. Diese Spalte sollte also sinnvollerweise ganz vorn angezeigt werden, am besten direkt hinter dem Symbol Anlagen. Die Spalte, die mit dem Kontextmenü angeboten wird, heißt übrigens standardmäßig »Titel« – wenn sie nicht wie hier umbenannt worden ist.

Neue Ansicht anlegen und anpassen

Eine neue Ansicht legen Sie über den Menüpunkt Ansicht erstellen an. Zunächst entscheiden Sie sich für einen Ansichtstyp; fünf Typen stehen zur Verfügung. Für die meisten Zwecke eignet sich die Standardansicht (Abbildung 18.65).

Sie haben übrigens auch die Möglichkeit, eine vorhandene Ansicht zu wählen, die dann als Vorlage verwendet wird.

Die eigentliche Grundkonfiguration der Ansicht ist schnell vorgenommen (Abbildung 18.66):

  • Sie legen einen Namen für die Ansicht fest.
  • Sie entscheiden, ob diese Ansicht die Standardansicht werden soll.
  • Sie wählen, ob die Ansicht eine Persönliche oder eine Öffentliche Ansicht werden soll.
  • Sie selektieren, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Abbildung 18.65 Beim Erstellen einer neuen Ansicht legen Sie zuerst den Typ fest.

Abbildung 18.66 Die Grundkonfiguration der Ansicht

Die Dialogseite zur Konfiguration der Ansicht ist viel länger, als die Abbildung auf den ersten Blick vermittelt. Sie können beliebig komplexe Ansichten konfigurieren. In den nächsten beiden Abschnitten gebe ich Ihnen einige Hinweise dazu – Sie werden aber nicht darum herumkommen, sich einigermaßen intensiv mit den Konfigurationsmöglichkeiten einer Ansicht zu beschäftigen und selbst ein wenig »herumzuprobieren«.

Sortieren und Gruppieren

Die vermutlich meistgenutzten Möglichkeiten sind das Sortieren und Gruppieren von Listenelementen. Die entsprechenden Konfigurationsabschnitte sehen Sie in Abbildung 18.67. Sie können zweistufig Gruppieren und Sortieren.

Abbildung 18.67 Die Abschnitte für die Sortierung und Gruppierung

Wenn Sie die neue Ansicht gespeichert haben, kann sie als aktuelle Ansicht ausgewählt werden; benutzen Sie dazu die Combobox am rechten Rand oberhalb der Listenelemente (Abbildung 18.68).

Abbildung 18.68 In der Combobox können Sie die neue Ansicht auswählen.

In Abbildung 18.69 sehen Sie die Liste in der gruppierten Ansicht – so können auch größere Datenmengen sinnvoll angezeigt werden. Die einzelnen Gruppen können auf- und zugeklappt werden. Bei größeren Datenmengen ist gegebenenfalls eine zweite Gruppierungsebene sinnvoll.

Das Bearbeiten der Liste geschieht wie gewohnt im Kontextmenü, das an dem Titelelement (in diesem Fall: am umbenannten Titelelement) hängt.

Abbildung 18.69 Die Liste in der gruppierten Ansicht

Sonstige Optionen für Ansichten

Wie bereits erwähnt wurde, gibt es neben dem Sortieren und Gruppieren noch diverse andere Möglichkeiten, um die Listenelemente anzuordnen. Zwei Möglichkeiten sehen Sie in Abbildung 18.70:

  • Sie können beliebig viele Filterkriterien definieren (gegebenenfalls mit Weitere Spalten anzeigen). Diese können mit UND oder ODER verknüpft werden.
  • Für die Ansicht können Sie eine Formatvorlage festlegen. Diverse Ansichtsformatvorlagen sind vordefiniert.

Abbildung 18.70 Einige weitere Möglichkeiten, um eine Ansicht anzupassen

Eine weitere interessante Option ist, dass Sie in den Ansichten »rechnen« können. Die Konfigurationsmöglichkeit ist unter der etwas unspezifischen Option Gesamt zu finden (Abbildung 18.71). Bei nichtnumerischen Feldern wird die Anzahl der Elemente zurückgegeben; bei numerischen Feldern können Sie auch die Summe, den höchsten Wert und einige weitere Optionen auswählen. Bei gruppierten Ansichten werden die Werte für die einzelnen Gruppen angegeben.

Abbildung 18.71 SharePoint-Ansichten können zählen und rechnen.

Falls Sie bei einer Liste mit vielen Elementen den Eindruck haben, dass nicht alle Elemente angezeigt werden, könnte dies an der Konfiguration der Option Eintragsgrenze liegen. Sie können festlegen, wie viele Einträge angezeigt werden sollen. Überschreitet die Zahl der in der Ansicht darzustellenden Elemente diesen Wert, werden entweder weitere Seiten zur Ansicht angeboten, oder die Zahl der angezeigten Elemente wird begrenzt (Abbildung 18.72).

Hinweis: Falls Sie mit großen Listen umgehen, wird es im Normalfall empfehlenswert sein, gefilterte Ansichten anzubieten. Eine Listenansicht mit mehr als hundert Elementen ist nicht unbedingt übersichtlich.

Abbildung 18.72 Die Zahl der maximal auf einer Seite anzuzeigenden Elemente kann angepasst werden.

Spezielle »Anzeige-Formen« und Optionen

Wenn größere Mengen an Daten zu bearbeiten sind, ist die Arbeit mit der Weboberfläche nicht unbedingt immer praktisch. Verschiedene andere Optionen wie das Bearbeiten im Datenblatt oder in Access stehen im Menü Aktionen zur Verfügung.

Die Daten der Liste können auch mittels eines RSS-Readers angezeigt werden. Hierzu wählen Benutzer die Option RSS-Feed anzeigen. Ob eine Liste als RSS-Feed verfügbar ist, wird in den RSS-Einstellungen festgelegt.

Benutzer können konfigurieren, dass sie bei Änderungen an der Liste benachrichtigt werden (Abbildung 18.73).

Abbildung 18.73 Im Menü »Aktionen« finden Sie einige weitere interessante Möglichkeiten.


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18.8.3 Listenwebparts Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Für jede Liste wird automatisch ein Webpart erzeugt, das Sie auf einer Webpartseite platzieren können. Das Listenwebpart wird im Abschnitt Listen und Bibliotheken des Webparts Hinzufügen-Dialogs zu sehen sein (Abbildung 18.74).

Abbildung 18.74 Für jede Liste wird ein Webpart erzeugt.

Das Webpart zeigt die Standardansicht der Liste an (Abbildung 18.75). Um eine andere Ansicht anzuzeigen, wählen Sie das Bearbeiten der Einstellungen des Webparts.

Abbildung 18.75 Das Webpart zeigt die Listenelemente zunächst in der Standardansicht an.

Mit der Combobox Ausgewählte Ansicht wählen Sie eine der Ansichten, die für die Liste definiert sind (Abbildung 18.76). Diverse weitere Konfigurationsoptionen stehen zur Verfügung, um das Erscheinungsbild des Webparts anzupassen.

Abbildung 18.76 Eine andere Ansicht kann in den Optionen des Webparts festgelegt werden. Weitere Optionen zum Anpassen der Ansicht stehen zur Verfügung.


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18.8.4 Der Papierkorb Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Der Papierkorb war eine viel vermisste Option in Windows SharePoint Services 2.0 und dem SharePoint Portal Server 2003. In der aktuellen SharePoint-Generation ist ein zweistufiger Papierkorb vorhanden.

Die Konfiguration des Papierkorbs erfolgt in der Zentraladministration auf der Registerkarte AnwendungsverwaltungAllgemeine Webanwendungseinstellungen. Dort findet sich der in Abbildung 18.77 gezeigte Abschnitt Papierkorb.

Abbildung 18.77 Die Konfiguration des Papierkorbs in der Zentraladministration

Die »Bedienung« des Papierkorbs ist denkbar einfach. In der Schnellstartleiste sieht der Benutzer das Papierkorb-Symbol, das zu einer Auflistung der gelöschten Elemente führt. Der Benutzer kann ein gelöschtes Element wiederherstellen oder aus dem Papierkorb entfernen (Abbildung 18.78).

Abbildung 18.78 Der Inhalt des Papierkorbs aus Benutzersicht

Die Möglichkeit, den Papierkorb manuell zu leeren, birgt immer die »Gefahr«, dass einige Benutzer mit ausgeprägtem Putzfimmel regelmäßig auch den Papierkorb leeren – und einen Tag später fällt ihnen ein, dass sie ein gelöschtes Element doch besser nicht gelöscht hätten.

Sofern die zweite Stufe des Papierkorbs nicht deaktiviert ist, kann ein Websitesammlungs-Administrator helfen:

  • In den Einstellungen der Websitesammlung gibt es den Menüpunkt Papierkorb.
  • Dieser führt zu einer Liste aller gelöschten Elemente der Websitesammlung.
  • Wie in Abbildung 18.79 zu sehen ist, kann die Ansicht dieser Papierkorb-Liste umgeschaltet werden, und zwar auf Aus Papierkorb des Endbenutzers gelöscht. In dieser Ansicht finden sich die vom Benutzer aus dem Papierkorb entfernten Elemente.

Abbildung 18.79 Die zweite Stufe des Papierkorbs erreichen Sie über »Aus Papierkorb des Endbenutzers gelöscht«.


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18.8.5 Dokumentbibliotheken Zur nächsten ÜberschriftZur vorigen Überschrift

Ich habe bereits mehrfach darauf hingewiesen, dass Dokumentbibliotheken »nur« spezielle Varianten einer Liste sind – einer Liste, die speziell für die Verwaltung von Dokumenten erweitert ist. Sie werden in diesem Abschnitt sehen, dass eine Dokumentbibliothek beispielsweise über erweiterte Einstellungen verfügt, um dokumentspezifische Aufgabenstellungen abdecken zu können.

Bezüglich der Spalten und Ansichten ergeben sich im Großen und Ganzen keine Änderungen; dies funktioniert so, wie Sie es von Listen kennen.

Einstellungen (Unterschiede gegenüber Listen)

Eine Dokumentbibliothek verfügt über einige zusätzliche Konfigurationsoptionen, die für den Umgang mit Dokumenten notwendig sind. Ich werde Sie auf den folgenden Seiten auf die wesentlichen Optionen hinweisen.

Versionierung

Dokumentbibliotheken verfügen über eine etwas komplexere Versionierung. Der Konfigurationsdialog ist in Abbildung 18.80 zu sehen.

Insbesondere in Verbindung mit einer Konfiguration, bei der Inhaltsgenehmigungen erforderlich sind, macht das Arbeiten mit Haupt- und Nebenversionen Sinn. Nebenversionen (also 1.1, 1.2 etc.) sind Entwürfe, und Hauptversionen (1.0, 2.0 etc.) sind die genehmigten Dokumente.

Ebenso wie bei »einfachen Listen« können Sie differenziert festlegen, wie viele Versionen aufgehoben werden sollen.

Eine Möglichkeit, die bei einfachen Listen ebenfalls nicht vorhanden ist, ist das Auschecken von Dateien. Wenn ein Benutzer über eine längere Zeit exklusiv an der Datei arbeiten möchte, kann er sie auschecken. Bei einer Dokumentbibliothek können Sie festlegen, dass das Auschecken erforderlich ist.

Abbildung 18.80 Die Konfiguration der Versionierung einer Dokumentbibliothek

Erweiterte Einstellungen

Auf der Dialogseite Erweiterte Einstellungen finden Sie etliche »bekannte« Optionen – zumindest, wenn Sie den Abschnitt über Listen gelesen haben. Folgende Optionen sind für die Dokumentbibliothek spezifisch (Abbildung 18.81):

  • Dokumentvorlage: Wenn Benutzer ein neues Dokument erstellen, sollte dies auf einer Vorlage basieren. Dieses Vorlagendokument kann in diesem Textfeld spezifiziert werden. Mit dem Link (Vorlage bearbeiten) kann die Vorlage angepasst werden. Es wird dann das entsprechende Office-Programm geöffnet.
  • Browserfähige Dokumente: Im Normalfall wird man die Dokumente In der Clientanwendung öffnen.
  • Mit der Option Angepasstes Senden an-Ziel kann das Kontextmenü der Einträge ergänzt werden.

Abbildung 18.81 Die Dialogseite »Erweiterte Einstellungen« einer Dokumentbibliothek

Ausgecheckte Dateien verwalten

In einer Dokumentbibliothek können die Elemente ausgecheckt werden. Dabei wird sich immer wieder das Problem ergeben, dass ein Benutzer vergisst, eine Datei wieder einzuchecken, und dann in Urlaub geht, das Unternehmen verlässt etc.

Ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen kann in den Einstellungen der Dokumentbibliothek die Ausgecheckten Dateien verwalten (Abbildung 18.82).

Abbildung 18.82 In den Einstellungen der Dokumentbibliothek findet sich der Link zur Verwaltung der ausgecheckten Dateien.

Umgang mit Dateien

Eine Dokumentbibliothek verfügt über ein erweitertes Kontextmenü, das beispielsweise Menüpunkte zum Bearbeiten in einer Office-Anwendung, zum Auschecken oder zum Veröffentlichen einer Hauptversion enthält (Abbildung 18.83).

Diese Optionen stehen bei einer normalen Liste nicht zur Verfügung.

Abbildung 18.83 Die Menüpunkte eines Elements in einer Dokumentbibliothek

Integration in das Office-Paket

Die Applikationen des Microsoft Office-Pakets sind in der Lage, Dateien aus einer Dokumentbibliothek zu lesen und zu schreiben. Die erste Office-Version, die dies beherrschte, war Office 2000. Die Unterstützung für SharePoint ist von Version zu Version erweitert worden, so dass die perfekteste SharePoint-Unterstützung in Office 2007 enthalten ist. Dass man das Element einer Dokumentbibliothek in Word, Excel, PowerPoint & Co. öffnen kann, brauche ich in einem Fachbuch wohl kaum seitenlang zu erläutern. In diversen Kapiteln finden Sie immer wieder Integrationsaspekte, so zum Beispiel im Workflow-Kapitel, in dem gezeigt wird, wie ein SharePoint-Workflow auf Word heraus gestartet werden kann.

Spezielle Bibliotheken für Bilder (Bildbibliothek), PowerPoint-Dateien (Folienbibliothek) und InfoPath-Formulare (Formularbibliothek) verfügen über erweiterte Möglichkeiten.


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18.8.6 Eingehende E-Mail topZur vorigen Überschrift

Zweifelsfrei ist ein nicht unerheblicher Anteil von Informationen in E-Mails enthalten. Dagegen ist ja auch nichts einzuwenden, es führt aber unter anderem zu diesen Problemen:

  • Wenn die E-Mail bei einem Benutzer, d. h. in seinem Posteingang, eingetroffen ist, kann sie von anderen Benutzern nicht mehr erreicht werden. E-Mails, die beispielsweise projektrelevante Informationen enthalten, sollten allen Teammitglieder zur Verfügung stehen.
  • SharePoint kann zwar wunderbar alle möglichen Informationsspeicher, unter anderem auch die öffentlichen Ordner von Exchange durchsuchen – die privaten Postfächer werden allerdings nicht durchsucht. Selbst wenn wir Berechtigungsprobleme bewusst nicht betrachten, ist das Auffinden einer Information, die in einem Postfach liegt, problematisch. Nun gibt es zwar diverse Ansätze für die Desktop-Suche, die aber dann das Problem der Zugriffsberechtigung auf eine Information nicht in den Griff bekommen – zumindest nicht bei Inhalten, die für ein komplettes Team relevant sind.

Im Optimalfall könnte ein Benutzer die Information, die er per E-Mail erhalten hat, manuell in SharePoint übertragen – also ein Dokument in eine Dokumentbibliothek kopieren, eine Aktennotiz in eine spezielle Liste einfügen und dergleichen mehr. Realistisch betrachtet, wird das aber daran scheitern, dass 95 % der Benutzer auf die Dauer nicht sorgfältig bzw. diszipliniert genug sind, um die in E-Mails enthaltenen Informationen tatsächlich in SharePoint einzustellen.

Mit der neuen SharePoint-Generation ist das Leben für die Benutzer einfacher geworden, denn sie können nun E-Mails mit relevanten Informationen direkt an Dokumentbibliotheken weiterleiten. Einige »erweiterte Szenarien« sind ebenfalls denkbar: So könnten auch E-Mail-Adressen eingerichtet werden, die sozusagen als Team-E-Mail-Postfach fungieren, so dass Nachrichten direkt in SharePoint landen.

Die Implementation sieht vereinfacht gesagt so aus, dass man auf dem SharePoint-System den lokalen SMTP-Server aktiviert. Dieser empfängt die E-Mails und speichert sie in einem Verzeichnis, das von SharePoint regelmäßig durchsucht wird. SharePoint kopiert dann die E–Mails in die Dokumentbibliothek, für die die E-Mail bestimmt ist.

Der E-Mail-Empfang von SharePoint ist also mailserver-unabhängig aufgebaut, d. h., Sie brauchen nicht zwingend Exchange einzusetzen, um dieses Feature zu nutzen.

Da momentan die meisten meiner Kunden Exchange 2003 verwenden, zeige ich Ihnen die Implementation anhand eines solchen Szenarios. Die beschriebene Vorgehensweise ist aber leicht auf andere Systeme übertragbar, insbesondere natürlich auch auf Exchange 2007.

SMTP-Dienst installieren

Sie sind prinzipiell nicht gezwungen, den SMTP-Dienst des lokalen (SharePoint-System-) Servers zu nutzen, es ist damit meiner Meinung nach aber am einfachsten.

Zunächst müssen Sie den SMTP-Dienst auf dem SharePoint-System installieren. Dies tun Sie im Server-Manager: Wählen Sie den Menüpunkt Feature hinzufügen (Abbildung 18.84).

Zur Konfiguration des SMTP-Dienstes öffnen Sie den Internetinformationsdienste 6.0-Manager. Dort sehen Sie den Knoten Virtueller Standardserver für SMTP:

  • Rufen Sie die Eigenschaften des Virtuellen Standardservers für SMTP auf.
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte Zugriff.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitergabe.
  • Tragen Sie den Server ein, der Mails an das SharePoint-System senden soll, also Ihren Exchange Server. Sie können natürlich auch mehrere IP-Adressen eintragen.

Abbildung 18.84 Der SMTP-Server ist ein installierbares Feature.

Weitere Einstellungen sind für die Grundfunktion nicht notwendig. Sie können das Verfahren natürlich beliebig perfektionieren und beispielsweise eine verschlüsselte Kommunikation fordern und dergleichen.

Exchange anpassen

Damit E-Mails an das SharePoint-System gesendet werden können, sind einige Anpassungen in Exchange notwendig. In diesem Beispiel erhalten die Dokumentbibliotheken eine E-Mail-Adresse in folgender Form: dokbiblioname@servername.domain.ext, wobei mit servername der Name des SharePoint Servers gemeint ist. Die Aufgabenstellung ist also, Exchange klarzumachen, wohin Mails für servername.domain.ext zu übermitteln sind.

Die notwendigen Konfigurationsarbeiten sind weder komplex noch umfangreich; es muss lediglich ein weiterer SMTP-Connector angelegt werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den Exchange System-Manager, und öffnen Sie den Container, der die Connectoren enthält.
  • Im Kontextmenü des Containers rufen Sie das Erstellen eines neuen SMTP-Connectors auf (Abbildung 18.85).

Abbildung 18.85 Ein neuer SMTP-Connector wird im Exchange System-Manager angelegt.

Nun müssen Sie die Eigenschaften des neuen Connectors konfigurieren:

  • Auf der Registerkarte Allgemein tragen Sie den SharePoint Server als Smarthost ein und definieren mindestens einen Exchange Server als lokalen Bridgehead (Abbildung 18.86).
    • Eine alternative Vorgehensweise wäre übrigens, keinen Smarthost einzutragen, sondern einen MX-Record für servername.domain.ext im DNS zu erstellen. Grundsätzlich erscheint mir die Verwendung des Smarthost-Eintrags zwar weniger elegant, aber einfacher umzusetzen.
  • Auf der Registerkarte Adressraum tragen Sie nun den Hostnamen des SharePoint Servers ein (Abbildung 18.87).

Abbildung 18.86 Auf der Registerkarte »Allgemein« tragen Sie den SharePoint Server als Smarthost ein.

Abbildung 18.87 Der Name des SharePoint Servers wird als Adressraum eingetragen.

Es gibt einen recht einfachen Test, mit dem Sie feststellen können, ob Exchange Server die Mails übermittelt und der SMTP-Server des SharePoint-Systems die Mails auch empfängt:

  • Senden Sie eine Mail an eine beliebige Adresse im SMTP-Namensraum des SharePoint-Servers. Die Adresse muss nicht existieren.
  • Wenn alles funktioniert, muss die Mail im Drop-Verzeichnis des virtuellen SMTP-Servers (das ist standardmäßig c:\inetpub\mailroot\Drop) zu finden sein.

Funktioniert die Übermittlung nicht, sollten Sie erst dieses Problem beheben; SharePoint wird sonst definitiv keine Mails empfangen können!

Active Directory anpassen (optional)

SharePoint kann für die E-Mail-Adressen der Dokumentbibliotheken einen Eintrag im Active Directory anlegen. So können die Benutzer nach einer E-Mail-Adresse suchen, anstatt diese wirklich kennen zu müssen. Natürlich könnte ein Administrator den Eintrag auch manuell anlegen, aber erstens ist es immer gut, wenn etwas automatisch funktioniert, und zweitens ist nicht automatisch jeder SharePoint-Website-Administrator auch ein Active Directory-Admin mit den zugehörigen Berechtigungen.

SharePoint legt die Einträge in einer definierten OU an. Es empfiehlt sich, eine dedizierte OU für diese Einträge einzurichten. Sie können auch eine beliebige bestehende OU verwenden, die andere Objekte enthält – technisch ist das kein Problem, es ist aber nicht gut für die Übersichtlichkeit.

Sie legen diese OU wie gewohnt mit dem Active Directory-Benutzer und -Computer-Snap-In an (Abbildung 18.88).

Abbildung 18.88 Es empfiehlt sich, eine separate OU für die automatisch erzeugten Kontakteinträge anzulegen.

In das Active Directory kann eine Anwendung natürlich nicht beliebig hineinschreiben – auch SharePoint nicht. Aus diesem Grund müssen für die angelegten OU Berechtigungen gesetzt werden. Wählen Sie hierzu im Kontextmenü der angelegten OU den Menüpunkt Objektverwaltung zuweisen (Abbildung 18.89). In dem startenden Assistenten weisen Sie dem Poolkonto der Zentraladministration Schreib- und Leseberechtigungen zu. (Das ist das Konto, das als Identität des Applikationspools im Internetinformationsdienste 6.0-Manager eingetragen ist.)

Abbildung 18.89 Das Poolkonto der Zentraladministration muss Schreib- und Lesezugriff für die OU haben.

Einstellungen für eingehende E-Mail

In der Zentraladministration finden Sie auf der Konfigurationsseite Vorgänge den Menüpunkt Einstellungen für eingehende E-Mail (Abbildung 18.90).

Abbildung 18.90 Mit diesem Menüpunkt wird die eingehende E-Mail konfiguriert.

Die Dialogseite mit den Einstellungen für eingehende E-Mail ist in vier Abschnitte unterteilt (Abbildung 18.91):

  • Im ersten Abschnitt finden Sie den »Hauptschalter«, mit dem der Empfang eingehender E–Mail aktiviert wird. Wenn der auf dem SharePoint Server installierte SMTP-Dienst verwendet wird, ist Automatisch der richtige Einstellungsmodus.

Abbildung 18.91 Die Einstellungen für eingehende E-Mail

  • Im zweiten Abschnitt geben Sie an, ob Sie den Verzeichnisverwaltungsdienstnutzen möchten. Wenn also für mail-aktivierte Dokumentbibliotheken automatisch ein Eintrag im Active Directory angelegt werden soll, geben Sie an, dass Sie diesen Dienst aktivieren möchten. In diesem Abschnitt muss unter anderem die Organisationseinheit angegeben werden, in der die Einträge erstellt werden sollen. Die übrigen Konfigurationspunkte sind selbsterklärend.
  • Im letzten Abschnitt lässt sich festlegen, von welchen Servern E-Mails entgegengenommen werden.

Konfigurieren einer Dokumentbibliothek

In den Einstellungen einer Dokumentbibliothek existiert ein Menüpunkt namens Einstellungen für eingehende E-Mail. Die zugehörige Dialogseite sehen Sie in Abbildung 18.92. Im ersten Abschnitt finden Sie neben dem »Hauptschalter« die E-Mail-Adresse, die Sie der Dokumentbibliothek zuweisen möchten. Die Detaileinstellungen sind selbsterklärend.

Abbildung 18.92 Die Konfiguration für eingehende E-Mail in den Einstellungen der Dokumentbibliothek

Wenn eine E-Mail an die entsprechende Adresse gesendet wird, erscheint sie etwas zeitversetzt in der Dokumentbibliothek. Zeitversetzt deshalb, weil ein Zeitgeberauftrag für den Import der E-Mail verwendet wird. In Abbildung 18.93 sehen Sie eine empfangene E-Mail; wenn Sie auf den Eintrag klicken, wird die Mail wie in Abbildung 18.94 zu sehen angezeigt. Die Inhalte der E-Mail werden durchsucht, sofern das Crawlen der Dokumentbibliothek aktiviert ist.

Abbildung 18.93 Die an die Dokumentbibliothek gesendete E-Mail

Abbildung 18.94 Der Inhalt der E-Mail

Sofern die E-Mail über einen Dateianhang (oder mehrere) verfügte, wird dieser separat in der Dokumentbibliothek gespeichert.



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