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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 32 Informationstechnologie und Recht
  gp 32.1 Das vollständige Kapitel finden Sie auf der Buch-DVD
  gp 32.2 Warum Sie dieses Kapitel lesen sollten
  gp 32.3 Das Urheberrecht von Software
  gp 32.4 Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates
  gp 32.5 Der innerbetriebliche Datenschutzbeauftragte
  gp 32.6 Nutzung von E–Mail- und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz
  gp 32.7 Basel-II-Richtlinie und deren Auswirkung auf Informationstechnologie
  gp 32.8 Gesetzliche Archivierungspflicht für E-Mails und geschäftsrelevante digitale Dokumente
    gp 32.8.1 Rechtsvorschriften für Archivierung
    gp 32.8.2 Aufbewahrungsfristen
    gp 32.8.3 Haftung für gelöschte oder manipulierte geschäftsrelevante E-Mails
  gp 32.9 Rechtsprobleme bei der Bereitstellung von Internetportalen


Galileo Computing

32.8 Gesetzliche Archivierungspflicht für E-Mails und geschäftsrelevante digitale Dokumente  downtop


Galileo Computing

32.8.1 Rechtsvorschriften für Archivierung  downtop

E-Mail-Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Die Finanzbehörde ist laut § 147 Abs. 6 AO berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Während der Archivierung müssen die Dokumente für die Finanzbehörden maschinell auswertbar sein. Der Steuerpflichtige muss die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli 2001 »Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)« und ergänzenden »Fragen und Antworten« vom 6. März 2003 sowie 1. Februar 2005 konkretisiert. Hiermit werden die seit dem Schreiben des BFM vom 7.11. 1995 bestehenden »Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)« ergänzt.


Galileo Computing

32.8.2 Aufbewahrungsfristen  downtop

Die Aufbewahrungsfristen hängen von der Art der Unterlagen ab. Steuerrelevante Unterlagen der Buchhaltung, Rechnungen, Buchungen, Bilanzen und Organisationsunterlagen müssen zehn Jahre archiviert werden. Versandte und empfangene Handelsbriefe einschließlich der geschäftsrelevanten E-Mails müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide oder richterliche und behördliche Auflagen ist allerdings möglich.


Galileo Computing

32.8.3 Haftung für gelöschte oder manipulierte geschäftsrelevante E-Mails  toptop

Mitarbeiter, die geschäftsrelevante und archivierungspflichtige E-Mails irrtümlich als nicht geschäftskritisch einstufen, sie nachträglich verändern oder löschen, handeln im Hinblick auf die Aufbewahrungspflichten und die möglichen Folgen eines Verstoßes grob fahrlässig, vergleichbar, als würden sie Papierbelege und Handelsbriefe nachträglich manipulieren oder vernichten. Im Außenverhältnis, d.  h. gegenüber dem Finanzamt, Geschäftspartnern und Kunden haftet jedoch i.  d.  R. das Unternehmen für seine Mitarbeiter, so dass Verstöße dem Betrieb angelastet werden. Da die gesetzlichen Anforderungen häufig nicht bekannt sind, werden E-Mails nicht selten gelöscht, um teuren Speicherplatz frei zu machen. Was als dienstlich nicht mehr relevant gilt, wird häufig eigenmächtig entfernt, verändert oder kopiert und nach eigenen Ordnungsprinzipien archiviert.

Auf der Buch-DVD finden Sie im Verzeichnis Recht weitere Informationen zu den GDPdU, zur Archivierungspflicht für geschäftsrelevante E-Mails und elektronische Informationen sowie zu den Aufbewahrungsfristen. Im Verzeichnis Projektierung der Buch-DVD liegt der »Leitfaden für die Durchführung eines Projektes zu Abdeckung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)«.

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