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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen
  gp 27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen
    gp 27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer E–Mail–Nachricht
    gp 27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer E–Mail-Nachricht
    gp 27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste
    gp 27.1.6 Aufgaben zuweisen
  gp 27.2 Verwenden von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.1 Was sind Gruppenzeitpläne?
    gp 27.2.2 Erstellen, Anzeigen oder Löschen eines Gruppenzeitplans
    gp 27.2.3 Anpassen von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.4 Senden einer Besprechungsanfrage oder E–Mail-Nachricht aus einem Gruppenzeitplan
  gp 27.3 Zugriffsrechte für Stellvertretung
    gp 27.3.1 Berechtigungsstufen für Outlook-Ordner
    gp 27.3.2 Freigeben von privaten Ordnern durch Gewähren von Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.3 Nur die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und –antworten erteilen
    gp 27.3.4 Freigeben eines öffentlichen oder privaten Ordners mit Hilfe von Berechtigungen
    gp 27.3.5 Problembehandlung bei Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.6 Einen Vertreter für ein gesamtes Postfach bestimmen
    gp 27.3.7 Eine kostenlose Helpdesk-Verwaltung
    gp 27.3.8 Senden eines Dokuments an einen öffentlichen Ordner
  gp 27.4 Einheitliche Signaturen für E–Mails
    gp 27.4.1 Standardisierte Signaturen statt Wildwuchs
    gp 27.4.2 Welchen Inhalt könnte eine standardisierte E–Mail-Signatur haben?
    gp 27.4.3 Wie kann eine standardisierte E–Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?
  gp 27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren
  gp 27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook
  gp 27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
  gp 27.8 Den »Knigge« im öffentlichen Exchange-Ordner bereitstellen
  gp 27.9 Mitarbeiter sehen nur die öffentlichen Ordner, auf die sie zugreifen können
  gp 27.10 Öffentliche Ordner erstellen
  gp 27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen
  gp 27.12 Einen öffentlichen Ordner für E–Mail aktivieren
  gp 27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen
  gp 27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren
  gp 27.15 Newsletter in öffentlichen Ordnern sammeln
  gp 27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
  gp 27.17 Mit dem Ordner-Assistenten Ordnerregeln erstellen
  gp 27.18 Mit dem Tool SMTPSEND Nachrichten aus Batchroutinen verschicken
  gp 27.19 Moderierte Ordner
  gp 27.20 Weitere mögliche Inhalte von öffentlichen Ordnern
  gp 27.21 Ordneransichten erstellen und zuweisen
  gp 27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner
  gp 27.23 Inhalte in öffentliche Ordner einstellen
  gp 27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen
  gp 27.25 Die Bedeutung von Outlook
  gp 27.26 Abgrenzung von Exchange Server zu einem Intranet- bzw. Internetserver
  gp 27.27 Abgrenzung Exchange öffentliche Ordner zu SharePoint (Gastbeitrag von Ulrich B. Boddenberg)
  gp 27.28 Konsequenzen für Small Business Server 2003


Galileo Computing

27.25 Die Bedeutung von Outlook  toptop

Outlook ist als Frontend zum Exchange Server nicht nur eine weitere Anwendung wie Excel oder Word, sondern kann als der Dreh- und Angelpunkt jeder Arbeit am PC in einem Unternehmen genutzt werden. Der Mitarbeiter eines Unternehmens startet morgens Outlook als übergeordnete Arbeitsoberfläche und wickelt über Outlook alle Aktivitäten ab, beispielsweise:

gp  Nachrichten verschicken und lesen
gp  Private Termine und Gruppentermine verwalten
gp  Aufgaben und To-Do-Listen führen
gp  Aufgaben delegieren und die Einhaltung der Fristen zur Erledigung überwachen
gp  Eigene Dokumente oder Dokumente in öffentlichen Ordnern bearbeiten
gp  Formulare jeder Art ausfüllen und abschicken wie Urlaubsanträge
gp  Personalanforderungen, Materialanforderungen, Reisekostenabwicklung
gp  Spesenabwicklung
gp  Kontaktadressen pflegen

Somit kann das Gespann Exchange Server/Outlook, wenn es geschickt genutzt wird, die Basis für jede Art von Informationsbeschaffung und Informationsbereitstellung innerhalb eines Unternehmens und zu externen Personen oder Organisationen sein. Auch die Groupware- und Workflow-Möglichkeiten dieses Gespanns sind beachtlich, und ich frage mich, ob die im Small Business Server 2003 bereits integrierten SharePoint-Portaldienste geeignet sind, dem Exchange Server diese Funktionen streitig zu machen. Der Anwender muss, wenn die Funktionen des SharePoint Portal Servers genutzt werden, den Umgang mit einer weiteren Informationsquelle erlernen. Irgendwann wird es den Anwender aber verwirren, welche Informationen er nun in der Gruppenablage des Dateisystems, auf dem Exchange Server, auf dem SharePoint Portal Server oder dem Intranetserver finden oder ablegen soll. Zu viele Köche verderben den Brei, und zu viele Breie verderben den Koch und dessen Kunden.

Der Exchange Server kann prinzipiell auch von außerhalb des Firmennetzes erreicht werden, und zwar nicht nur über einen Computer mit installiertem Outlook, sondern über einen beliebigen Internetbrowser. Der Mitarbeiter kann, wenn die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens dieses erlauben, aus einem Hotel oder Internet-Café oder direkt beim Kunden in jedem Ort der Welt seine Nachrichten und Aufgaben lesen, Nachrichten und Aufgaben zuweisen und den Inhalt öffentlicher Ordner einsehen. Nutzt er die Synchronisationsmöglichkeiten von Outlook für den Offline-Betrieb, so kann er das globale Adressbuch als Offline-Adressbuch nutzen und bestimmte öffentliche Ordner, z.B. Projektordner, mit seinem Laptop regelmäßig synchronisieren. Er kann im Offline-Modus Nachrichten verfassen, Aufgaben zuweisen und Besprechungsanfragen erstellen. Er kann offline Inhalte von öffentlichen Ordnern einsehen, bearbeiten und neue Beiträge erstellen. Sobald er wieder online ist, werden die Mails und Besprechungsanfragen verschickt und seine Offline-Inhalte mit den öffentlichen Ordnern des Exchange Server synchronisiert. Damit ist die Kombination von Exchange Server und Outlook ideal für Telearbeiter, Außendienstmitarbeiter und Projektleiter, die viel unterwegs wird. Durch die Kombination von Handy, Notebook und Outlook Web Access (OWA) ist er auch vom Zugriff auf das Festnetz unabhängig. Auf der Buch-DVD finden Sie zu diesen Themen weiterführende Informationen.

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