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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen
  gp 27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen
    gp 27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer E–Mail–Nachricht
    gp 27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer E–Mail-Nachricht
    gp 27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste
    gp 27.1.6 Aufgaben zuweisen
  gp 27.2 Verwenden von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.1 Was sind Gruppenzeitpläne?
    gp 27.2.2 Erstellen, Anzeigen oder Löschen eines Gruppenzeitplans
    gp 27.2.3 Anpassen von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.4 Senden einer Besprechungsanfrage oder E–Mail-Nachricht aus einem Gruppenzeitplan
  gp 27.3 Zugriffsrechte für Stellvertretung
    gp 27.3.1 Berechtigungsstufen für Outlook-Ordner
    gp 27.3.2 Freigeben von privaten Ordnern durch Gewähren von Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.3 Nur die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und –antworten erteilen
    gp 27.3.4 Freigeben eines öffentlichen oder privaten Ordners mit Hilfe von Berechtigungen
    gp 27.3.5 Problembehandlung bei Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.6 Einen Vertreter für ein gesamtes Postfach bestimmen
    gp 27.3.7 Eine kostenlose Helpdesk-Verwaltung
    gp 27.3.8 Senden eines Dokuments an einen öffentlichen Ordner
  gp 27.4 Einheitliche Signaturen für E–Mails
    gp 27.4.1 Standardisierte Signaturen statt Wildwuchs
    gp 27.4.2 Welchen Inhalt könnte eine standardisierte E–Mail-Signatur haben?
    gp 27.4.3 Wie kann eine standardisierte E–Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?
  gp 27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren
  gp 27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook
  gp 27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
  gp 27.8 Den »Knigge« im öffentlichen Exchange-Ordner bereitstellen
  gp 27.9 Mitarbeiter sehen nur die öffentlichen Ordner, auf die sie zugreifen können
  gp 27.10 Öffentliche Ordner erstellen
  gp 27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen
  gp 27.12 Einen öffentlichen Ordner für E–Mail aktivieren
  gp 27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen
  gp 27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren
  gp 27.15 Newsletter in öffentlichen Ordnern sammeln
  gp 27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
  gp 27.17 Mit dem Ordner-Assistenten Ordnerregeln erstellen
  gp 27.18 Mit dem Tool SMTPSEND Nachrichten aus Batchroutinen verschicken
  gp 27.19 Moderierte Ordner
  gp 27.20 Weitere mögliche Inhalte von öffentlichen Ordnern
  gp 27.21 Ordneransichten erstellen und zuweisen
  gp 27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner
  gp 27.23 Inhalte in öffentliche Ordner einstellen
  gp 27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen
  gp 27.25 Die Bedeutung von Outlook
  gp 27.26 Abgrenzung von Exchange Server zu einem Intranet- bzw. Internetserver
  gp 27.27 Abgrenzung Exchange öffentliche Ordner zu SharePoint (Gastbeitrag von Ulrich B. Boddenberg)
  gp 27.28 Konsequenzen für Small Business Server 2003


Galileo Computing

27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner  toptop

Die Struktur der öffentlichen Ordner kann der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens nachgebildet werden: Jede Abteilung erhält ihren eigenen öffentlichen Ordner. Die Ordnerstruktur kann aber auch nach Projekten, Produktsparten oder einer Kombination davon gegliedert sein. Da öffentliche Ordner ausgeblendet werden können, wenn eine Gruppe wie die Exchange Server-interne Gruppe Standard keinen Zugriff haben soll, ist die Ordnerstruktur auch bei einer Kombination aus verschiedenen Gliederungsmerkmalen für den Anwender nicht unübersichtlich. Der Anwender sieht nicht alle Abteilungs- und Projektordner, sondern nur den Abteilungsordner seiner Abteilung, die Projektordner der Projektteams, in denen er mitarbeitet, sowie das Informationsangebot seines Unternehmens oder des Personalrats. Öffentliche Ordner können die Funktion eines »elektronischen Organisationshandbuchs« übernehmen, indem jede Abteilung andere Abteilungen über abteilungsübergreifende Dinge informieren kann. So kann die IT-Abteilung einen Ordner mit Tipps zu den Diensten und Anwendungen, die sie für andere Abteilungen anbietet, veröffentlichen.

Da es für jeden Mitarbeiter sehr einfach ist, öffentliche Ordner zu bedienen und dort neue Inhalte abzulegen, lösen öffentliche Ordner oft sehr schnell den Intranet-Server ab. Denn ist ihre Struktur einmal definiert, sind die Berechtigungen vergeben, sind Moderatoren für bestimmte Ordner benannt und ist klar definiert, welcher Mitarbeiter jeder Abteilung neue Unterordner erstellen kann und wie er seinen Kollegen Berechtigungsstufen zuweist, so bedarf es keiner weiteren zentralen Administration dieser Ordner.

Mitarbeiter müssen keine HTML-Kenntnisse besitzen und nichts über Verknüpfungen von Webseiten wissen, um in Arbeits- oder Projektgruppen Informationen zeitnah und aktuell über öffentliche Exchange-Ordner zu teilen. Sie können z.B. Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder interessante Internet-Links dort ablegen.

Abbildung
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Wenn Sie Internetseiten im Archivformat MHT als eine Datei speichern, kann ein Anwender diese Datei auch unter Outlook sofort öffnen, da Dateien mit der Erweiterung »mht« nicht zu den Dateien gehören, die aus Sicherheitsgründen blockiert sind oder zuerst gespeichert werden müssen, bevor sie geöffnet werden dürfen. Um also den Inhalt einer interessanten Webseite in einem öffentlichen Ordner verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor: Sie öffnen die gewünschte Webseite im Microsoft Internet Explorer, wählen den Befehl Datei · Speichern unter und wählen als Dateityp Webarchiv, einzelne Datei (*.mht). Die so erstellt mht-Datei stellen Sie in den öffentlichen Ordner ein.

Auf der Buch-DVD finden Sie im Verzeichnis Beispiele fuer oeffentliche Ordner die Datei PublicFolders.pst. Diese Datei enthält eine umfassende Beispielsammlung von interessanten Webseiten zu vielen Themen. Dabei wurden die Webseiten im Archivformat MHT abgespeichert. Starten Sie Outlook und laden Sie die Datei PublicFolders.pst über den Befehl Datei · Öffnen · Datendatei hinzu. In Outlook können Sie nun den gesamten Ordner Beispiele für öffentliche Ordner aus Ihrem Postfach in einen öffentlichen Ordner verschieben und dann umbenennen. Danach sichten Sie die Inhalte der Beispielsammlung, löschen diejenigen Inhalte, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, und ergänzen diese Beispielsammlung um eigene Inhalte. Die Buch-DVD enthält außerdem wichtige Knowledge-Base-Artikel zu den Microsoft-Produkten als MHT-Dateien. Sie können auf dem Exchange Server einen öffentlichen Ordner mit dem Ordnernamen Microsoft Knowledge Base-Artikel anlegen, in diesem Ordner weitere Unterordner wie Active Directory, Windows Server 2003, Exchange Server, Windows XP und Office 2003 erzeugen und dort wichtige Knowledge-Base-Artikel als MHT-Archivdateien sammeln bzw. aus der Buch-DVD übernehmen. Alle Mitarbeiter der IT-Abteilung sollten dann auf diese zentrale Artikelsammlung zugreifen können.

Auf der Buch-DVD finden Sie in Unterordnern von Office viele Anleitungen und Tipps zu den einzelnen Microsoft Office-Anwendungen. Wenn Sie diese Beiträge in entsprechend benannte öffentliche Ordner des Exchange Server übernehmen, können die Mitarbeiter auf eine Sammlung von Schulungsunterlagen und Hilfestellungen zugreifen und werden dann vielleicht bald mehr als die rudimentären Funktionen von Microsoft Office nutzen.

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