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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen
  gp 27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen
    gp 27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer E–Mail–Nachricht
    gp 27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer E–Mail-Nachricht
    gp 27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste
    gp 27.1.6 Aufgaben zuweisen
  gp 27.2 Verwenden von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.1 Was sind Gruppenzeitpläne?
    gp 27.2.2 Erstellen, Anzeigen oder Löschen eines Gruppenzeitplans
    gp 27.2.3 Anpassen von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.4 Senden einer Besprechungsanfrage oder E–Mail-Nachricht aus einem Gruppenzeitplan
  gp 27.3 Zugriffsrechte für Stellvertretung
    gp 27.3.1 Berechtigungsstufen für Outlook-Ordner
    gp 27.3.2 Freigeben von privaten Ordnern durch Gewähren von Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.3 Nur die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und –antworten erteilen
    gp 27.3.4 Freigeben eines öffentlichen oder privaten Ordners mit Hilfe von Berechtigungen
    gp 27.3.5 Problembehandlung bei Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.6 Einen Vertreter für ein gesamtes Postfach bestimmen
    gp 27.3.7 Eine kostenlose Helpdesk-Verwaltung
    gp 27.3.8 Senden eines Dokuments an einen öffentlichen Ordner
  gp 27.4 Einheitliche Signaturen für E–Mails
    gp 27.4.1 Standardisierte Signaturen statt Wildwuchs
    gp 27.4.2 Welchen Inhalt könnte eine standardisierte E–Mail-Signatur haben?
    gp 27.4.3 Wie kann eine standardisierte E–Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?
  gp 27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren
  gp 27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook
  gp 27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
  gp 27.8 Den »Knigge« im öffentlichen Exchange-Ordner bereitstellen
  gp 27.9 Mitarbeiter sehen nur die öffentlichen Ordner, auf die sie zugreifen können
  gp 27.10 Öffentliche Ordner erstellen
  gp 27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen
  gp 27.12 Einen öffentlichen Ordner für E–Mail aktivieren
  gp 27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen
  gp 27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren
  gp 27.15 Newsletter in öffentlichen Ordnern sammeln
  gp 27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
  gp 27.17 Mit dem Ordner-Assistenten Ordnerregeln erstellen
  gp 27.18 Mit dem Tool SMTPSEND Nachrichten aus Batchroutinen verschicken
  gp 27.19 Moderierte Ordner
  gp 27.20 Weitere mögliche Inhalte von öffentlichen Ordnern
  gp 27.21 Ordneransichten erstellen und zuweisen
  gp 27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner
  gp 27.23 Inhalte in öffentliche Ordner einstellen
  gp 27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen
  gp 27.25 Die Bedeutung von Outlook
  gp 27.26 Abgrenzung von Exchange Server zu einem Intranet- bzw. Internetserver
  gp 27.27 Abgrenzung Exchange öffentliche Ordner zu SharePoint (Gastbeitrag von Ulrich B. Boddenberg)
  gp 27.28 Konsequenzen für Small Business Server 2003


Galileo Computing

27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren  toptop

Wenn man einen öffentlichen Exchange-Ordner über die Registerkarte Ordnerverwaltung zum moderierten Ordner umgestaltet, so kann man dort die Option aktivieren, dass auf eingehende E–Mails mit einer Standardantwort reagiert wird.

Abbildung
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Stattdessen können Sie in der Registerkarte Ordnerverwaltung aber auch auf die Schaltfläche Ordner-Assistent klicken und eine Regel eingeben. Sie klicken auf Regel hinzufügen und im Regelassistenten wählen Sie Antworten mit. Klicken Sie anschließend auf Vorlage, um einen Standardbetreff wie »Vielen Dank für Ihre Nachricht« und einen Nachrichtentext wie »Ihre Nachricht wird schnellstmöglich von uns bearbeitet« einzugeben, der jedem Versender zugeschickt wird. Zum Schluss wählen Sie nicht Senden, sondern schließen das Fenster. Die Standardantwort wird gespeichert und es erscheint ein Fenster mit folgendem Text: Diese Regel betrifft alle eingehenden Nachrichten. Ist das Ihre Absicht?

Anschließend schicken Sie eine E–Mail an den öffentlichen Ordner, um das Funktionieren der automatisch generierten Antwort zu testen. Sie können nun auch von außerhalb jederzeit testen, ob der Exchange Server einwandfrei läuft, indem Sie eine kurze Testnachricht an den öffentlichen Ordner schicken. Die Funktion einer automatisch generierten Antwort kann zum Beispiel für eingehende Bestellungen, Bewerbungen oder Buchungen genutzt werden. Denkbar ist aber auch, mit einer derartigen Standardantwort zu testen, ob es den Absender überhaupt gibt oder ob es sich um Spam handelt. Gibt es den Absender nicht, so erscheint im öffentlichen Ordner bald eine Unzustellbarkeitsmeldung. Sie müssen dann weitere Regeln entwerfen, die Mails mit ähnlichem Inhalt sogleich endgültig löschen.

Damit automatische Antworten auf externe E–Mails überhaupt zugelassen sind, muss die entsprechende Option im Exchange System-Manager unter Globale Einstellungen · Internet-Nachrichtenformate in den Eigenschaften von Standard und dort in der Registerkarte Erweitert aktiviert sein.

Abbildung
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