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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen
  gp 27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen
    gp 27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer E–Mail–Nachricht
    gp 27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer E–Mail-Nachricht
    gp 27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste
    gp 27.1.6 Aufgaben zuweisen
  gp 27.2 Verwenden von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.1 Was sind Gruppenzeitpläne?
    gp 27.2.2 Erstellen, Anzeigen oder Löschen eines Gruppenzeitplans
    gp 27.2.3 Anpassen von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.4 Senden einer Besprechungsanfrage oder E–Mail-Nachricht aus einem Gruppenzeitplan
  gp 27.3 Zugriffsrechte für Stellvertretung
    gp 27.3.1 Berechtigungsstufen für Outlook-Ordner
    gp 27.3.2 Freigeben von privaten Ordnern durch Gewähren von Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.3 Nur die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und –antworten erteilen
    gp 27.3.4 Freigeben eines öffentlichen oder privaten Ordners mit Hilfe von Berechtigungen
    gp 27.3.5 Problembehandlung bei Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.6 Einen Vertreter für ein gesamtes Postfach bestimmen
    gp 27.3.7 Eine kostenlose Helpdesk-Verwaltung
    gp 27.3.8 Senden eines Dokuments an einen öffentlichen Ordner
  gp 27.4 Einheitliche Signaturen für E–Mails
    gp 27.4.1 Standardisierte Signaturen statt Wildwuchs
    gp 27.4.2 Welchen Inhalt könnte eine standardisierte E–Mail-Signatur haben?
    gp 27.4.3 Wie kann eine standardisierte E–Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?
  gp 27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren
  gp 27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook
  gp 27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
  gp 27.8 Den »Knigge« im öffentlichen Exchange-Ordner bereitstellen
  gp 27.9 Mitarbeiter sehen nur die öffentlichen Ordner, auf die sie zugreifen können
  gp 27.10 Öffentliche Ordner erstellen
  gp 27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen
  gp 27.12 Einen öffentlichen Ordner für E–Mail aktivieren
  gp 27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen
  gp 27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren
  gp 27.15 Newsletter in öffentlichen Ordnern sammeln
  gp 27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
  gp 27.17 Mit dem Ordner-Assistenten Ordnerregeln erstellen
  gp 27.18 Mit dem Tool SMTPSEND Nachrichten aus Batchroutinen verschicken
  gp 27.19 Moderierte Ordner
  gp 27.20 Weitere mögliche Inhalte von öffentlichen Ordnern
  gp 27.21 Ordneransichten erstellen und zuweisen
  gp 27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner
  gp 27.23 Inhalte in öffentliche Ordner einstellen
  gp 27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen
  gp 27.25 Die Bedeutung von Outlook
  gp 27.26 Abgrenzung von Exchange Server zu einem Intranet- bzw. Internetserver
  gp 27.27 Abgrenzung Exchange öffentliche Ordner zu SharePoint (Gastbeitrag von Ulrich B. Boddenberg)
  gp 27.28 Konsequenzen für Small Business Server 2003


Galileo Computing

27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook  toptop

Wenn das Internet von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens professionell genutzt wird, so wird jeder Mitarbeiter im Internet Browser mit der Zeit eine umfassende Sammlung von Favoriten zu Internetportalen der Branche anlegen. Die Mitarbeiter des Einkaufs werden dort Bezugsquellen sammeln. Die Mitarbeiter des Vertriebs werden die Webadressen der Kunden sammeln und die Mitarbeiter der IT-Abteilung z.B. wichtige Webseiten zu Hard- und Software. Doch hat jeder Mitarbeiter seine private Sammlung, und wenn ein neuer Mitarbeiter kommt, muss er zuerst mühselig seine eigene Sammlung erstellen. Sicherlich würde es zur produktiven Nutzung des Internets maßgeblich beitragen, wenn für alle Mitarbeiter des Unternehmens wichtige Links auf Webforen an zentraler Stelle gepflegt würden und z.B. die Internetadressen von Bezugsquellen für alle Mitarbeiter des Einkaufs an zentraler Stelle abrufbar wären. Doch wie kommt man dahin?

Der erste Schritt ist eine Stoffsammlung von wichtigen Internetadressen. Dazu untersuchen Sie die Favoritenverzeichnisse der einzelnen Abteilungen. Sie finden diese Verzeichnisse unter C:\Dokumente und Einstellungen\%username%\Favoriten. Wenn Sie serverbasierte Benutzerprofile verwenden, so liegt eine Kopie der Favoritenordner aller Mitarbeiter auf dem Server. Dürfen Sie diese Verzeichnisse einsehen, um eine Sammlung von interessanten Favoriten erstellen zu können? Wenn Sie, wie in der vorgeschlagenen »Musterverpflichtungserklärung zur verantwortungsbewussten und kostenbewussten Nutzung der Informationstechnologie des Unternehmens« vorgeschlagen wird (Sie finden diese Musterverpflichtungserklärung auf der Buch-DVD als Datei IT-Verpflichtungserklärung.doc im Ordner Recht), die Nutzung von Internet und E–Mail ausschließlich für dienstliche Zwecke erlauben, so können Sie durch die Einsichtnahme dieser Profilverzeichnisse nicht gegen ein Gesetz verstoßen, denn dann sollte es dort keine privaten Favoriten geben.

Internetfavoriten, die für das gesamte Unternehmen wichtig sind, sind neben der Intranetadresse die Webseiten von Auskunftsdiensten wie z.B. www.telefonbuch.de, www.wlwonline.de (Wer liefert was?), www.branchenbuch.de usw.

Im Ordner Beispielinhalte für öffentliche Exchangeordner der Buch-DVD finden Sie eine Outlook-PST-Datei mit einer Sammlung derartiger Webquellen, die Sie in Outlook öffnen und ausbauen können. Danach verschieben Sie den geladenen Ordner in einen öffentlichen Exchange-Ordner.

Wie können Internet-Webseitenadressen technisch zentral gepflegt und allen Mitarbeitern oder bestimmten Abteilungen zur Verfügung gestellt werden? Es gibt dazu mindestens drei Lösungsansätze:

1. Lösung: Sie legen z.B. das zentrale Verzeichnis %LOGONSERVER%\NETLOGON\Favoriten\ausgewählte Internetfavoriten an. Dort erzeugen Sie eine Struktur von Internetlinks in Form von url-Dateien.

Auf der Buch-DVD finden Sie eine Mustersammlung im Ordner NETLOGON. Über das Anmeldeskript kopieren Sie dessen Inhalt mit dem Tool Robocopy in die Favoritenverzeichnisse der Anwender. Der Anleger kann weiterhin selbst Favoriten im Microsoft Internet Explorer anlegen, findet dort aber zusätzlich zu seinen selbst gesammelten Favoriten den Favoritenordner ausgewählte Internetseiten. Im Ordner NETLOGON der Buch-DVD finden Sie die vorgefertigte Routine favoriten.cmd, die Sie nur noch in das Anmeldeskript einfügen müssen.

2. Lösung: Es gibt die Möglichkeit, über Gruppenrichtlinien zentral Favoriten anzulegen. Unter Benutzerkonfiguration · Windows-Einstellungen · Internet-Explorer-Wartung · URLs können Sie mit der Richtlinie Favoriten und Links wichtige Favoriten und Links für alle Anwender vorkonfigurieren. Wenn Sie die Option Vorhandene Favoriten und Links löschen markieren, werden nicht mehr die vom Microsoft Internet Browser voreingestellten Favoriten MSN und Radiostationsübersicht sowie die Links Kostenlose Hotmail, Links anpassen, Windows und Windows Media angezeigt.

Abbildung
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Unter Benutzerkonfiguration · Windows-Einstellungen · Internet Explorer-Wartung · URLs können Sie mit der Richtlinie Wichtige URLs die Startseite und den Suchdienst für alle Anwender vorgeben. Diese Seiten müssen mit dem Ausdruck http:// beginnen (siehe nächste Abbildung).

Diese Möglichkeit bevorzuge ich jedoch nicht, weil sie bezüglich der fortlaufenden Pflege der zentralen Favoriten in der Handhabung zu kompliziert ist. Eine neue url-Datei in das Verzeichnis NETLOGON\Favoriten\ausgewählte Internet-Favoriten hineinkopieren kann jeder Mitarbeiter des Helpdesks, ohne besondere Kenntnisse bezüglich Gruppenrichtlinien haben zu müssen.

Ein Kopiervorgang ist in wenigen Sekunden erledigt. Das Starten der Gruppenrichtlinienverwaltungskonsole, die Suche nach dem richtigen Gruppenrichtlinienobjekt, das Öffnen dieses GPOs zum Bearbeiten, die Suche nach der richtigen Richtlinie im GPO und zuletzt das Einpflegen eines neuen Internetlinks ist beträchtlich aufwändiger und fehleranfälliger.

Abbildung
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3. Lösung: Sie können eine Sammlung von Internetseiten auch über einen öffentlichen Exchange-Ordner zur Verfügung stellen. Sie legen in Outlook für jede Internetseite einen neuen Unterordner mit einem sprechenden Namen an, öffnen dessen Eigenschaften und tragen in der Registerkarte Homepage die Internetadresse des Webportals ein. Außerdem aktivieren Sie die Option Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen.

Abbildung
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Die Internetseiten werden beim Benutzer in Outlook statt im Internetbrowser geöffnet, sobald der Benutzer einen Unterordner öffnet.

Abbildung
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Wenn nur wenige Mitarbeiter frei im Internet surfen sollen, die Mehrheit der Mitarbeiter aber nur eine geringe Anzahl von Auskunftsdiensten des Internets aufsuchen darf, so bietet die Alternative, diese wenigen ausgewählten Seiten über öffentliche Exchange-Ordner in Outlook anzuzeigen, eine vielleicht sinnvolle Alternative.

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