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Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk von Ulrich Schlüter
Windows Server 2003 R2, SBS 2003, ADS, Exchange Server, Windows XP und Microsoft Office
Buch: Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk

Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk
1.008 S., mit CD, 69,90 Euro
Galileo Computing
ISBN 3-89842-847-8

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gp Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen
  gp 27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen
    gp 27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer E–Mail–Nachricht
    gp 27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer E–Mail-Nachricht
    gp 27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung
    gp 27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste
    gp 27.1.6 Aufgaben zuweisen
  gp 27.2 Verwenden von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.1 Was sind Gruppenzeitpläne?
    gp 27.2.2 Erstellen, Anzeigen oder Löschen eines Gruppenzeitplans
    gp 27.2.3 Anpassen von Gruppenzeitplänen
    gp 27.2.4 Senden einer Besprechungsanfrage oder E–Mail-Nachricht aus einem Gruppenzeitplan
  gp 27.3 Zugriffsrechte für Stellvertretung
    gp 27.3.1 Berechtigungsstufen für Outlook-Ordner
    gp 27.3.2 Freigeben von privaten Ordnern durch Gewähren von Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.3 Nur die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und –antworten erteilen
    gp 27.3.4 Freigeben eines öffentlichen oder privaten Ordners mit Hilfe von Berechtigungen
    gp 27.3.5 Problembehandlung bei Zugriffsrechten für Stellvertretung
    gp 27.3.6 Einen Vertreter für ein gesamtes Postfach bestimmen
    gp 27.3.7 Eine kostenlose Helpdesk-Verwaltung
    gp 27.3.8 Senden eines Dokuments an einen öffentlichen Ordner
  gp 27.4 Einheitliche Signaturen für E–Mails
    gp 27.4.1 Standardisierte Signaturen statt Wildwuchs
    gp 27.4.2 Welchen Inhalt könnte eine standardisierte E–Mail-Signatur haben?
    gp 27.4.3 Wie kann eine standardisierte E–Mail-Signatur technisch zentral verwaltet werden?
  gp 27.5 Den Schriftverkehr standardisieren und rationalisieren
  gp 27.6 Zentral gepflegte Internetfavoriten über Outlook
  gp 27.7 Inhalte für ausländische Geschäftskorrespondenz bereitstellen
  gp 27.8 Den »Knigge« im öffentlichen Exchange-Ordner bereitstellen
  gp 27.9 Mitarbeiter sehen nur die öffentlichen Ordner, auf die sie zugreifen können
  gp 27.10 Öffentliche Ordner erstellen
  gp 27.11 Öffentliche Ordner über den Exchange System-Manager oder in Outlook erstellen
  gp 27.12 Einen öffentlichen Ordner für E–Mail aktivieren
  gp 27.13 Anonyme Ordner für E–Mail-Eingang und Faxeingang erstellen
  gp 27.14 Eine automatische Antwort für eingehende Mails aktivieren
  gp 27.15 Newsletter in öffentlichen Ordnern sammeln
  gp 27.16 Öffentliche Ordner offline verfügbar machen
  gp 27.17 Mit dem Ordner-Assistenten Ordnerregeln erstellen
  gp 27.18 Mit dem Tool SMTPSEND Nachrichten aus Batchroutinen verschicken
  gp 27.19 Moderierte Ordner
  gp 27.20 Weitere mögliche Inhalte von öffentlichen Ordnern
  gp 27.21 Ordneransichten erstellen und zuweisen
  gp 27.22 Hierarchie der öffentlichen Ordner
  gp 27.23 Inhalte in öffentliche Ordner einstellen
  gp 27.24 Öffentliche Ordner mit sensiblen Daten schützen
  gp 27.25 Die Bedeutung von Outlook
  gp 27.26 Abgrenzung von Exchange Server zu einem Intranet- bzw. Internetserver
  gp 27.27 Abgrenzung Exchange öffentliche Ordner zu SharePoint (Gastbeitrag von Ulrich B. Boddenberg)
  gp 27.28 Konsequenzen für Small Business Server 2003

Kapitel 27 Outlook und öffentliche Exchange-Ordner praxisnah nutzen

Outlook bietet bereits einfache Groupware- und Workflow-Funktionen. Doch erst im Zusammenspiel mit Exchange Server entfaltet sich die volle Produktivität. Über die Nutzung der öffentlichen Ordner gewinnt das Produkt Exchange Server seinen Zusatznutzen gegenüber einfachen EMail-Servern. Öffentliche Ordner bringen Groupware- und Workflow-Funktionalität an jeden Arbeitsplatz. Ihre Inhalte können auch offline durch mobile Mitarbeiter genutzt werden.

Die Neuerungen, die sich durch das Service Pack 2 hinsichtlich der öffentlichen Exchangeordner ergeben haben, können Sie nachlesen im Artikel »In-depth look at the Public Folder Improvements in Exchange 2003 Service Pack 2« bei http://www.msexchange.org/tutorials.

Weitere Informationen zu öffentlichen Exchangeordnern finden Sie in den Verzeichnissen Exchange Server\Beispielinhalte fuer öffentliche Ordner und Exchange Server\Öffentliche Ordner der Buch-DVD.


Galileo Computing

27.1 Einfache Groupware- und Workflow-Funktionen nutzen  downtop

Sobald ein Benutzer ein Postfach auf dem Exchange Server besitzt und dieses über Outlook öffnen kann, stehen ihm in den Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint nun jeweils unter dem Befehl Datei · Senden an einige neue Möglichkeiten zur Verfügung: Er kann das geöffnete Dokument an einen E-Mail-Empfänger normal und zur Überarbeitung, an einen Verteilerempfänger oder einen öffentlichen Exchange-Ordner senden. Auch im Windows Explorer kann er eine Datei mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl Senden an · E–Mail-Empfänger wählen.


Galileo Computing

27.1.1 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung  downtop

Um ein Dokument zur Überarbeitung zu senden, öffnen Sie es und wählen den Befehl Datei · Senden an · E–Mail-Empfänger (zur Überarbeitung). Wenn das Dokument in einem gemeinsam genutzten Gruppenverzeichnis oder Projektverzeichnis auf einem Dateiserver liegt, enthält die E–Mail-Nachricht eine Verknüpfung zu der Datei, die überarbeitet werden soll. Wenn Sie das Dokument an einen Bearbeiter senden, der keinen Zugriff auf den gemeinsam genutzten Speicherort hat, klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden, die Datei einzufügen.


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27.1.2 Senden eines Dokuments als Textkörper einer EMailNachricht  downtop

Öffnen Sie das Dokument, das Sie senden möchten, und wählen Sie den Befehl Datei · Senden an · E–Mail-Empfänger. In der Standardeinstellung wird der Name der Datei im Feld Betreff angezeigt. Sie können auch Ihren eigenen Betreff eingeben. Geben Sie im Feld Einleitung einen Kommentar ein. Beispielsweise könnten Sie in Ihrem Kommentar Überarbeitungsanweisungen für die Empfänger angeben. Klicken Sie dann auf Kopie senden.


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27.1.3 Senden eines Dokuments als Anlage einer EMail-Nachricht  downtop

Um ein Dokument als Anlage zu senden, öffnen Sie das Dokument und wählen den Befehl Datei · Senden an · E–Mail-Empfänger (als Anlage). Geben Sie in den Feldern An und Cc die Empfänger durch Semikolon getrennt ein oder wählen Sie die Empfängernamen aus einer Liste aus, indem Sie auf die Schaltfläche An oder Cc klicken. Im Feld Betreff steht der Name des Dokuments, das als Anlage eingefügt ist.


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27.1.4 Senden eines Dokuments zur Überarbeitung  downtop

Wenn Sie den Befehl Datei · Senden an · E–Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) verwenden, wird das Dokument wieder als Anlage verwendet. Im Feld Betreff und im Textkörper steht bereits »Bitte überarbeiten Sie das angehängte Dokument«. Sie können sowohl den Text ändern als auch weitere Dateien als Anlagen anfügen.


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27.1.5 Senden eines Dokuments an eine Verteilerliste  downtop

Wenn Sie direkt aus einer Office-Anwendung wie Word den Befehl Datei · Senden an · Verteilerempfänger wählen, so starten Sie damit einen Workflow: Sie suchen mehrere Empfänger aus, denen das Dokument nacheinander oder gleichzeitig zugesandt wird. Bei einem Word-Dokument dürfen die ausgewählten Empfänger entweder direkte Änderungen am Original vornehmen oder nur Kommentare einfügen. Außerdem bietet das Fenster Verteiler folgende Optionen beim Versenden von Word-Dokumenten:

Wenn Sie die Option Änderungen verfolgen aktivieren, kann jeder weitere Empfänger in der angegebenen Reihenfolge die Änderungen der Vorgänger in der Kette der Zusendung als markierte Überarbeitungen verfolgen.

Wenn Sie die Option Formulareingabe aktivieren, können Sie ein Formular (z.B. einen Urlaubsantrag, einen Beschaffungsantrag oder eine Materialanforderung) versenden, das nur ausgefüllt, selbst aber nicht verändert werden darf (siehe nächste Abbildung).

Wenn Sie die Option Nach Erledigung zurück zum Absender wählen, wird das Dokument automatisch an Sie zurückgeleitet, sobald der letzte Empfänger in der Kette es empfangen, bearbeitet und wieder geschlossen hat.

Abbildung
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Die Option Status verfolgen bewirkt, dass Sie jedes Mal eine kurze E–Mail erhalten, sobald ein Empfänger das Dokument an den nächsten Empfänger der Kette weiterleitet. Sie wissen also immer genau, bei welchem Mitarbeiter sich ein Vorgang zurzeit befindet.


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27.1.6 Aufgaben zuweisen  toptop

Ein Gruppenleiter kann in Outlook eine neue Aufgabe erfassen und diese anschließend über die Schaltfläche Aufgabe zuordnen einem seiner Mitarbeiter zuweisen.

Abbildung
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Der Mitarbeiter erhält die Aufgabenanfrage und kann die Aufgabe übernehmen oder auch begründet ablehnen. Wenn er sie übernommen hat, kann er regelmäßig eingeben, zu wie viel Prozent die Aufgabe erledigt ist, ob die weitere Aufgabenerledigung von der Zuarbeit eines Dritten abhängig ist usw. Sobald er diesen Aufgabenstand wieder speichert, erhält der Gruppenleiter eine Information über den Stand der Aufgabenerledigung.

Abbildung
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Füllt der mit der Aufgabenerledigung betreute Mitarbeiter die Registerkarte Details aus, so erhält der Gruppenleiter weitere Informationen über angefallenen Aufwand und Reisekilometer.

Abbildung
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